Вот краткая истина: перед написанием этой статьи я наткнулся на законы Акина, которые точно описывают структуру декомпозиции работ. Один из законов шутливо гласит: «Это называется структурой декомпозиции работ, потому что объем оставшейся работы будет расти до тех пор, пока вы не дойдете до срыва, если только вы не организуете это в структуру». Этому закону нельзя не согласиться!
Шутки в сторону. Во время учебы на степень по управлению проектами я нашел полезное примечание в руководстве PMBOK, которое является важным ресурсом для менеджеров проектов. Там подчеркивается, что «ни один проект не должен обходиться без WBS» (структуры декомпозиции работ).
Без использования WBS у ваших проектов высока вероятность превышения сроков и бюджетов и несоответствия ожиданиям заинтересованных сторон. Никто не хочет столкнуться с такими проблемами. В этом руководстве я опираюсь на свой опыт профессионала в области управления проектами и делюсь своими знаниями о структуре декомпозиции работ. Вы также узнаете мнения экспертов отрасли, чтобы лучше понять применение WBS.
Что такое структура декомпозиции работ?
Структура декомпозиции работ (WBS) — это визуальная схема основных этапов проекта, которая организует все аспекты проекта в иерархическом порядке.
По мнению эксперта, WBS является инструментом, который помогает понять взаимосвязь различных видов деятельности в проекте. В своей самой простой форме WBS выглядит следующим образом:
Элементы структуры декомпозиции работ
Основываясь на изученном, любая WBS включает как минимум четыре уровня. Для сложных проектов количество подкомпонентов будет увеличиваться, и количество рабочих пакетов будет возрастать. Вот четыре уровня WBS для простого проекта:
- Верхний уровень/Уровень 1: Проект — общий проект, находящийся в разработке.
- Уровень 2: Доставляемые элементы — основные компоненты проекта.
- Уровень 3: Подкомпоненты — поддерживающие доставляемые элементы.
- Уровень 4 (Деятельность): Рабочий пакет — индивидуальные действия в проекте.
Например, анализируя WBS для маркетинговой конференции:
- Верхний уровень/Уровень 1 охватывает весь объем проекта и представляет собой конечный доставляемый элемент — в этом случае план маркетинговой конференции.
- Уровень 2 включает основные компоненты проекта. Он также делит объем проекта на единицы, которые служат доставляемыми элементами.
Совет: нумерация структуры декомпозиции работ помогает ясности, организации и отслеживанию. С помощью нумерации вы можете логично и визуально понять отношения между доставляемыми элементами, подкомпонентами и рабочими пакетами. Это упрощает поиск элемента работы, особенно в крупном проекте.
- Уровень 3: Подкомпоненты являются частью основного элемента, который вы предоставляете заинтересованным сторонам.
- Деятельность: последний уровень WBS включает в себя действия, такие как определение целей и задач, идентификация целевой аудитории, разработка темы и брендинга мероприятий, создание бюджета и распределение ресурсов и т.д.
Преимущества использования WBS в управлении проектами
Некоторые мои коллеги не сразу осознали ценность WBS. Некоторые утверждали, что она хороша в теории, но не применима на практике. Тем не менее, преимущества WBS перевешивают доводы противников ее использования.
- WBS предотвращает «расползание» объема. Когда существует WBS, все заинтересованные стороны находятся в курсе процесса. Без нее заинтересованные лица могут продолжать добавлять задачи в проект, делая его в итоге неуправляемым.
- WBS помогает в оценке бюджета проекта, делая выделение средств более управляемым.
- Создание WBS заставляет критично рассмотреть каждый аспект проекта, что помогает не упустить ни один элемент работы.
Типы WBS в управлении проектами
Существует два основных типа WBS:
- Основанная на результатах: фокусируется на получении конкретных результатов для заинтересованных сторон и рекомендуется для проектов с четко определенными результатами.
- Основанная на этапах: организует работу согласно стадиям жизненного цикла проекта, рассматривается для проектов с последовательным прогрессом.
Как использовать WBS для управления проектами
- Назначение ответственности: WBS упрощает распределение задач между участниками команды.
- Оценка времени и ресурсов: позволяет прогнозировать продолжительность выполнения задач и необходимые ресурсы.
- Поддержка коммуникаций: помогает согласовать участников команды и заинтересованных сторон с объемом проекта, обязанностями и временными рамками.
- Управление рисками: выявление потенциальных рисков и разработка планов их устранения.
- Внедрение в инструменты управления проектами: использование WBS в инструментах, таких как Trello и Asana, для отслеживания задач и управления ресурсами.
Заключительные мысли
Структура декомпозиции работ — это основа, обеспечивающая ясность в проектах. Она необходима не только для планирования и организации проекта, но и для идентификации рисков и контроля над объемом и бюджетом. Независимо от метода — Agile или Waterfall, успешные проекты начинаются с хорошо продуманного плана, и этот план начинается с структуры декомпозиции работ.
Источник: HubSpot
