29 простых советов, трюков и сочетаний клавиш для Excel

Иногда кажется, что Excel — это что-то невероятное. Достаточно ввести формулу, и практически любую задачу, которую я раньше выполнял вручную, можно автоматизировать.

Нужно объединить два листа с похожими данными? Сделать простые вычисления? Скомбинировать информацию из нескольких ячеек? Excel справится с этим.

В этой статье я поделюсь лучшими советами, хитростями и короткими путями, которые помогут вам вывести свои навыки работы в Excel на новый уровень. И самое главное — вам не нужны продвинутые знания Excel.

Что такое Excel?

Microsoft Excel — это мощное программное обеспечение для визуализации и анализа данных. Оно использует электронные таблицы для хранения, организации и отслеживания наборов данных с помощью формул и функций.

Excel используется маркетологами, бухгалтерами, аналитиками данных и другими профессионалами. Он является частью пакета Microsoft Office. Существуют также альтернативы для Excel, такие как Google Sheets и Numbers.

Для чего используется Excel?

Excel применяется для хранения, анализа и создания отчетов по большим количествам данных. Часто используется бухгалтерскими командами для финансового анализа, но его могут использовать любые профессионалы для управления большими и сложными наборами данных. Примеры использования Excel включают балансовые ведомости, бюджеты и редакционные календари.

Excel в первую очередь используется для создания финансовых документов благодаря своим мощным вычислительным возможностям. Вы часто найдете это программное обеспечение в бухгалтерских офисах и командах, так как оно позволяет бухгалтерам автоматически видеть суммы, средние значения и общие итоги. С помощью Excel они могут легко понять данные своего бизнеса.

Хотя Excel в первую очередь известен как инструмент для бухгалтерии, его функции и формулы могут использовать специалисты в любой области — особенно маркетологи — поскольку он ценен для отслеживания любых данных.

Он исключает необходимость тратить часы на подсчет ячеек или копирование и вставку чисел производительности. В Excel, как правило, всегда есть быстрый способ ускорить процесс.

Существует несколько доступных для загрузки шаблонов Excel, которые можно использовать для ваших маркетинговых нужд. Некоторые из них вы найдете ниже.

Хотя эти шаблоны сделают использование Excel менее трудоемким, вам все равно нужно понимать основы.

Не волнуйтесь. Я вам все подробно объясню.

Основы Excel

С помощью Excel можно делать огромное количество вещей. Однако все начинается с открытия листа или рабочей книги Excel.

Вы можете открыть лист Excel, создав новый или выбрав уже существующий.

Если у вас нет существующей рабочей книги, вы можете создать одну или выбрать из множества доступных в Excel шаблонов.

Пустой лист Excel может показаться пугающим. Однако он становится проще, как только вы знакомитесь с навигацией и значением всех меню.

Обычно есть семь вкладок — Home (Главная), Insert (Вставка), Draw (Рисование), Page Layout (Макет страницы), Formulas (Формулы), Data (Данные), Review (Обзор) и View (Вид) — все с разными функциями, которые помогут вам анализировать и представлять данные.

Иногда может потребоваться добавить вкладку Developer (Разработчик).

Чтобы добавить вкладку Developer, нажмите на вертикальный троеточие в верхней части листа Excel. Выберите More Commands (Больше команд). Переключитесь на вид Лента (Ribbon). Там вы можете выбрать вкладки, которые вы хотите видеть на своем листе Excel.

Отметьте флажок рядом с Developer, чтобы добавить его. После закрытия меню вкладка Developer должна появиться на вашем листе Excel.

Не проблема, если вы пока не знаете все о этих меню. Со временем вы всему научитесь.

На начальном этапе я предлагаю вам стать знакомыми с базовыми командами:

• Создание новой таблицы с нуля.
• Выполнение простых вычислений, таких как сложение, вычитание, умножение и деление.
• Написание и форматирование текстов колонок и заголовков.
• Использование функции автозаполнения Excel.
• Добавление или удаление отдельных колонок, строк и таблиц.
• Сохранение заголовков колонок и строк на виду при прокрутке таблицы, чтобы вы знали, какие данные вы заполняете по мере продвижения вниз по документу.
• Сортировка данных в алфавитном порядке.

Позднее мы рассмотрим некоторые из этих функций более подробно.

Для затравки давайте рассмотрим функцию автозаполнения.

Вы, вероятно, уже знакомы с этим быстрым трюком, если у вас есть базовые знания Excel. Но чтобы убедиться, позвольте мне рассказать вам о чудесах автозаполнения.

Автозаполнение позволяет вам быстро заполнить соседние ячейки различными видами данных, включая значения, серии и формулы.

Есть несколько способов использовать эту функцию, но среди самых простых — использование ручки заполнения. Выберите ячейки, которые хотите использовать в качестве исходных, найдите ручку заполнения в нижнем правом углу ячейки и либо перетащите ручку заполнения, чтобы охватить ячейки, которые вы хотите заполнить, либо просто дважды щелкните:

Точно так же сортировка является важной функцией, которую вы захотите знать при организации данных в Excel.

Иногда у вас может быть список данных без какой-либо организации. Возможно, вы экспортировали список ваших маркетинговых контактов или блог-постов. В любом случае, функция сортировки Excel поможет вам их алфавитизировать.

Щелкните на данные в колонке, которую хотите отсортировать. Затем щелкните на вкладку Data (Данные) в панели инструментов и найдите опцию Sort (Сортировка) слева.

Если «A» находится сверху «Z», просто щелкните на эту кнопку один раз. Если «Z» находится сверху «A», щелкните на кнопку дважды.

Когда «A» находится сверху «Z», ваш список будет отсортирован в алфавитном порядке. Однако, когда «Z» находится сверху «A», ваш список будет отсортирован в обратном алфавите.

Как использовать Excel

Для использования Excel вам нужно просто ввести данные в строки и колонки. Затем вы используете формулы и функции, чтобы превратить эти данные в выводы.

Мы рассмотрим лучшие формулы и функции, которые вам нужно знать. Но сначала давайте посмотрим на типы документов, которые можно создавать с помощью этого программного обеспечения. Это поможет вам иметь общее представление о том, как использовать Excel ежедневно.

Документы, которые можно создавать в Excel

Не знаете, как именно можно использовать Excel в своей команде? Вот список документов, которые можно создать:

• Отчеты о доходах. Вы можете использовать электронную таблицу Excel для отслеживания деятельности по продажам компании и ее финансового состояния.
• Балансовые ведомости. Балансовые ведомости являются одними из самых распространенных документов, которые можно создать с помощью Excel. Они дают целостное представление о финансовом положении компании.
• Календарь. Вы легко можете создать ежемесячный календарь в электронной таблице для отслеживания событий или другой информации, связанной с датами.

А вот некоторые документы, которые можно создать специально для маркетологов:

• Маркетинговые бюджеты. Excel — это мощный инструмент для ведения бюджета. Вы можете создать и отслеживать маркетинговые бюджеты и расходы с помощью Excel.
• Редакционные календари. Вы можете создать редакционные календари в Excel. Формат вкладок позволяет легко отслеживать ваши усилия по созданию контента в течение заданных временных промежутков.
• Калькулятор трафика и лидов. Благодаря своим мощным вычислительным возможностям, Excel является отличным инструментом для создания всех видов калькуляторов, включая калькулятор для отслеживания лидов и трафика.

Выше приведены только некоторые примеры маркетинговых и бизнес-документов, которые можно создать с помощью Excel. Мы создали обширный список шаблонов Excel, которые вы можете использовать прямо сейчас для маркетинга, выставления счетов, управления проектами, бюджетирования и многого другого.

Формулы Excel

Легко запутаться в большом количестве формул Excel, которые можно использовать для упрощения работы с данными. Если вы только начинаете использовать Excel, можно полагаться на следующие формулы для выполнения некоторых сложных функций без увеличения сложности вашего обучающего пути:

• Знак равенства. Перед созданием любой формулы необходимо написать знак равенства (=) в ячейке, в которой вы хотите увидеть результат.
• Сложение. Чтобы сложить значения двух или более ячеек, используйте знак +. Пример: =C5+D3.
• Вычитание. Чтобы вычесть значения двух и более ячеек, используйте знак -. Пример: =C5-D3.
• Умножение. Чтобы умножить значения двух или более ячеек, используйте знак *. Пример: =C5*D3.
• Деление. Чтобы разделить значения двух или более ячеек, используйте знак /. Пример: =C5/D3.

Вот как могут выглядеть результаты этих формул:

Соединяя все это вместе, вы можете создать формулу, которая складывает, вычитает, умножает и делит все в одной ячейке. Пример: =(C5-D3)/((A5+B6)*3).

Для более сложных формул нужно использовать скобки вокруг выражений, чтобы следовать порядку операций. Помните, что вы можете использовать простые числа в своих формулах.

Функции Excel

Функции Excel автоматизируют некоторые задачи, которые вы бы выполняли в обычной формуле. Например, вместо использования знака + для сложения диапазона ячеек вы могли бы использовать функцию SUM. Рассмотрим еще несколько функций, чтобы помочь автоматизировать вычисления и задачи:

• SUM. Функция SUM автоматически складывает диапазон ячеек или чисел. Чтобы выполнить сложение, вам нужно ввести начальные и конечные ячейки с двоеточием между ними. Пример: =SUM(C5:C30).
• AVERAGE. Функция AVERAGE рассчитывает среднее значение диапазона ячеек. Синтаксис такой же, как у функции SUM: AVERAGE(Cell1:Cell2). Пример: =AVERAGE(C5:C30).
• IF. Функция IF позволяет возвращать значения на основе логического теста. Синтаксис: IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false]). Пример: =IF(A2>B2,“Перебор бюджета”,“ОК”).
• VLOOKUP. Функция VLOOKUP помогает искать что-либо в строках на листе. Синтаксис: VLOOKUP(lookup value, table array, column number, Approximate match (TRUE) or Exact match (FALSE)).
• INDEX. Функция INDEX возвращает значение из указанного диапазона. Синтаксис: INDEX(array, row_num, [column_num]).
• MATCH. Функция MATCH ищет конкретный элемент в диапазоне ячеек и возвращает его позицию. Может использоваться вместе с функцией INDEX. Синтаксис: MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type]).
• COUNTIF. Функция COUNTIF возвращает количество ячеек, удовлетворяющих заданным критериям или содержащих определенное значение. Синтаксис: COUNTIF(range, criteria). Пример: =COUNTIF(A2:A5,“Лондон”).

Полезные советы для работы в Excel

1. Используйте сводные таблицы для распознавания и анализа данных.
2. Добавляйте более одной строки или колонки за раз.
3. Используйте фильтры для упрощения данных.
4. Удаляйте дублирующиеся данные или наборы.
5. Транспонируйте строки в колонки.
6. Разделяйте текстовую информацию между колонками.
7. Используйте формулы для простых вычислений.
8. Вычисляйте среднее значение чисел в ячейках.
9. Используйте условное форматирование, чтобы ячейки автоматически меняли цвет в зависимости от данных.
10. Используйте формулу IF для автоматизации определенных функций Excel.
11. Используйте знак доллара, чтобы сохранить формулу одной ячейки неизменной, независимо от перемещения.
12. Используйте функцию VLOOKUP для переноса данных из одной области листа в другую.
13. Используйте формулы INDEX и MATCH для переноса данных из горизонтальных колонок.
14. Используйте функцию COUNTIF, чтобы Excel считал слова или числа в любом диапазоне ячеек.
15. Объединяйте ячейки с помощью амперсанда (&).
16. Добавляйте флажки.
17. Добавляйте гиперссылки в ячейки.
18. Добавляйте выпадающие списки.
19. Используйте формат Painter для копирования форматов.
20. Создавайте таблицы с данными.
21. Используйте таблицы для проведения анализа «что, если».
22. Используйте именованные диапазоны, чтобы сделать формулы проще для понимания.
23. Группируйте данные для улучшения организации.
24. Используйте функцию Find & Select для ускорения форматирования.
25. Защищайте свою работу.
26. Создавайте пользовательские числовые форматы.
27. Настраивайте ленту Excel.
28. Улучшайте визуальное представление с помощью обертки текста.
29. Добавляйте эмодзи.

Горячие клавиши Excel

• Создание новой рабочей книги: PC: Ctrl-N | Mac: Command-N
• Выделить всю строку: PC: Shift-Space | Mac: Shift-Space
• Выделить всю колонку: PC: Ctrl-Space | Mac: Control-Space
• Выделить остаток колонки: PC: Ctrl-Shift-Down/Up | Mac: Command-Shift-Down/Up
• Выделить остаток строки: PC: Ctrl-Shift-Right/Left | Mac: Command-Shift-Right/Left
• Добавить гиперссылку: PC: Ctrl-K | Mac: Command-K
• Открыть окно форматирования ячеек: PC: Ctrl-1 | Mac: Command-1
• Автосуммирование выделенных ячеек: PC: Alt-= | Mac: Command-Shift-T

Использование Excel для автоматизации процессов в вашей команде

Даже если вы не бухгалтер, вы можете использовать Excel для автоматизации задач и процессов в вашей команде. С советами и трюками, которые мы поделились в этой статье, вы сможете максимально использовать возможности Excel и получить максимальную отдачу от этого программного обеспечения для развития вашего бизнеса.