Как составить эффективный запрос предложений: примеры и шаблон

Если бы я читал статью о заявках на предложение (RFP), я бы хотел, чтобы она была лаконичной и прямо по существу.

И это говорит человек, который работал маркетинговым консультантом около пяти лет в трех разных агентствах. Ранее я составлял RFP и отправлял тендеры, так что по собственному опыту могу сказать, что этот процесс не всегда самый захватывающий.

Теперь у меня есть несколько советов, которые помогут сделать создание вашего RFP менее сложным и, возможно, даже более увлекательным.

Что такое RFP?

Запрос на предложение (RFP) — это письменное объявление, созданное для сбора предложений от поставщиков на конкретный проект. Хороший RFP ясно излагает детали проекта для обеих сторон, включая что должно быть выполнено, в какие сроки и за какую сумму.

Поскольку мир полон аббревиатур, давайте разберемся в различиях между RFP и RFI, прежде чем идти дальше.

RFP vs RFI

Запрос информации (RFI) используется компаниями, чтобы получить представление о доступных на рынке решениях. Запрос на предложение (RFP) приглашает поставщиков отправлять свои предложения, что позволяет компаниям принимать окончательные решения по конкретному бизнес-проекту.

Если у вас есть проект и вы нуждаетесь в внешней поддержке, и вы уже знаете тип поставщика, который вам нужен, можете использовать RFP для поиска лучших предложений.

Когда я работал в небольшой фирме по коммуникациям в области здравоохранения, один из наших государственных клиентов просил нас создать образовательный видеосериал для них. Я разработал RFP от их имени, чтобы привлечь предложения от видеопроизводственных компаний, так как мы не могли выполнить эту работу самостоятельно.

Как написать RFP

Возьмем за пример: AJC Health разрабатывает RFP от имени государственного клиента DoGoodGov для предоставления образовательных видеоуслуг.

1. Предоставьте вводную информацию.

Ваш RFP всегда должен начинаться с представления и обзора вашей компании. Это поможет потенциальным поставщикам понять, с кем они будут работать.

Совет эксперта: Кратко представьте вашу фирму, подчеркните вашу миссию и укажите услуги, которые вы предоставляете.

2. Определите цель и задачи проекта.

После представления предоставьте обзор проекта. Это первая возможность описать, чего вы надеетесь достичь и какие области экспертизы ищете.

Совет эксперта: Содержание должно быть четким и лаконичным. Сосредоточьтесь на цели RFP, типах поставщиков и ваших целях.

3. Определите бюджет и объем работ.

Укажите бюджет и опишите конкретные услуги, которые вам нужны.

Совет эксперта: Используйте списки с маркерами или разбивайте информацию на части, чтобы легче было для восприятия.

4. Укажите потенциальные барьеры или проблемы.

Определите возможные сложности, например, ограниченные ресурсы или особые требования, чтобы исключить неподходящих участников.

Совет эксперта: Будьте прозрачными здесь, чтобы поставщики полностью понимали возможные трудности.

5. Подведите итоги критериев выбора.

Уточните, какие навыки и опыт требуются. Это помогает повысить шансы на получение предложений, соответствующих вашим потребностям.

6. Укажите процесс подачи предложений.

Четко объясните, где и как поставщики должны подавать свои предложения, и установите сроки.

Совет эксперта: Процесс подачи предложений можно рассматривать как проверку способности поставщиков соответствовать вашим требованиям.

Советы по написанию RFP

1. Поддерживайте открытые коммуникации. Обеспечив контактное лицо, вы покажете, что компания заинтересована в обратной связи и поможет установить отношения.

2. Сделайте ваш RFP подробным, но легким для восприятия. Каждую часть следует четко обозначить, а документ должен быть легок для просмотра.

3. Проверьте ваш RFP перед публикацией. Ошибки могут задержать сроки проекта или привести к другим проблемам.

Этот процесс может быть вызывающим, но с правильным подходом он может стать более управляемым и даже приятным!

Источник: HubSpot