Новое исследование The Access Group показывает, что 35% работников из Великобритании признают использование генеративного ИИ без информирования руководителей. По мере роста применения ИИ среди сотрудников, многие компании продолжают развивать свои стратегии по контролю его использования. Теневая ИТ-система становится все более серьезной задачей для многих IT-отделов.
Концепция теневого ИТ сама по себе не нова. Быстрый прогресс технологий SaaS создал разрастание технологических инструментов в организациях, поскольку сотрудники ищут способы улучшить ежедневную работу. IT-отделы зачастую не осведомлены о том, какие технологии используются в их организациях, поэтому задача контроля новых технологий, включая ИИ, и связанных с ним рисков требует новых решений. Необходимо упростить процедуру интеграции новых технологий совместно с участием IT-отдела.
Существует множество причин, по которым сотрудники вводят несанкционированные технологии в свои организации. В Великобритании гибридные модели работы, легкий доступ к облачным сервисам и развитие ИИ усилили проблему теневого ИТ для бизнеса. Некоторые сотрудники могут вносить свои решения из-за нехватки времени или опасения, что обращение в IT будет слишком надоедливым. В корне проблемы принятия теневого ИТ лежат неэффективные и возможно сломанные процессы.
Ответственность за это не всегда лежит на сотрудниках. Например, если сотрудник следует процедуре и подает запрос на использование технологии, но он задерживается или остается незамеченным IT-отделом, у него все равно может возникнуть желание обратиться к теневым ИТ. В такой ситуации организации оказываются перед лицом проблемы безопасности, связанной с несанкционированным ПО, что также нагружает IT-отделы и расходует время сотрудников на выполнение их запросов.
Причиной неэффективных процессов зачастую является их ручное управление и недостаточная координация. У компаний нет полноты представления об этапах процесса, что приводит к отсутствию информации между нужными людьми и системами, создавая трудности в использовании. Здесь на помощь приходят автоматизация процессов.
Хотя автоматизация IT-процессов может показаться очевидным решением, многие компании сталкиваются с трудностями в ее реализации. Причинами этому могут быть сложность и запутанность ручных процессов, отсутствие интеграции в устаревших системах и прочее.
Следуя простому плану автоматизации, организации могут преодолеть эти сложности:
- Определить области, где автоматизация может быть полезной.
- Автоматизировать процессы с использованием low-code инструментов.
- Масштабировать использование новых процессов через современные интерфейсы.
Следуя такому подходу, организации могут ускорить выполнение новых IT-запросов и сократить использование теневого ИТ. Примером может служить картирование процесса исполнения IT-запросов, которое помогает визуализировать этапы, где возникают узкие места и неэффективность. Важен также улучшение пользовательского опыта, чтобы снизить барьеры для подачи запросов. Используя low-code инструменты для разработки приложений, можно создать цифровую форму для сотрудников, которая будет интуитивно понятной.
Автоматизация узких мест – после определения недостатков процессов и улучшения пользовательского опыта, необходимо применить автоматизацию к проблемным местам. Например, автоматизация может помочь избежать попадания запросов в стадию ожидания путем их автоматического распределения на нужные команды или сотрудников. Однако важно отметить, что автоматизированные процессы требуют постоянного мониторинга и улучшения для эффективного функционирования.
Быстрое развитие технологий, таких как ИИ, только усугубит проблему теневого ИТ. Поэтому организациям нужно модернизировать свои IT-процессы уже сегодня, чтобы избежать дальнейшего распространения теневых ИТ и предотвратить будущие риски безопасности. Автоматизация процессов от начала до конца помогает понять, где возникают сбои в IT-процессах, применить автоматизацию и расширить новые процессы для максимального вовлечения, снижая при этом необходимость сотрудников обращаться к теневым ИТ.
Источник: TechRadar
