Пособие для новичков: Как создать диаграммы потоков данных

Процессы являются критически важными для бизнеса, особенно когда нужно документировать и масштабировать проверенные процедуры.

На мой взгляд, независимо от того, является ли процесс цифровым или управляемым человеком, важно четко его изобразить, чтобы упростить его доработку, оптимизацию и повторение.

Реклама

Именно здесь на помощь приходят диаграммы потоков данных (DFD).

Они помогают мне визуально понять все шаги, их взаимосвязь и вклад каждого в достижение конечной цели. Почему это так важно?

Будь то определение рабочих процессов для управления проектами или создание системы учета задач, DFD предлагают простые и понятные визуализации, которые показывают ключевые точки взаимодействия и возможности для улучшений и оптимизации.

Как визуальные представления системы, они помогают лучше понять и оптимизировать бизнес-процессы, делая их максимально простыми и эффективными.

Давайте разберемся, что такое DFD, как их использовать и как создать собственную.

Содержание

Источник изображения

DFD стали популярными в 1970-х годах и до сих пор сохраняют свою популярность благодаря своей легкости понимания.

Существуют два типа DFD: логические и физические.

Логическая DFD

Логические диаграммы отображают теоретический процесс перемещения информации через систему, показывая, откуда поступают данные, куда они идут, как они изменяются и где заканчиваются.

Физическая DFD

Физические диаграммы показывают практический процесс перемещения информации через систему. Они могут показать, как программное и аппаратное обеспечение, файлы, сотрудники и клиенты влияют на поток информации.

Вы можете использовать как логические, так и физические диаграммы для описания потока информации. Также их можно комбинировать для более детального понимания процесса или системы.

Диаграмма потока данных vs. Unified Modeling Language (UML)

Хотя эти два типа диаграмм имеют некоторые сходства, давайте проясним их различия.

Диаграммы потоков данных предназначены для картирования того, как данные перемещаются через систему. UML предоставляет значительно больше деталей.

DFD и UML не являются взаимно исключающими — можно использовать DFD для людей, которым нужна обобщенная информация, а затем преобразовать его в UML для создания детализированных спецификаций.

Если продолжить аналогию с дорожной картой, DFD предлагает обзорный план, а UML предоставляет детализированное изображение местности с указанием всех мелких деталей.

Преимущества диаграмм потоков данных

DFD — это визуальные представления, которые помогают почти каждому понять логику и функции системы или процесса. Помимо своей доступности, они приносят ясность и улучшают производительность. Вот как.

Доступность

Визуальная информация легче воспринимается, и DFD обычно объясняют сложные концепции лучше, чем текстовые блоки.

Визуальные представления процесса помогают дольше удерживать внимание людей, что облегчает усвоение информации.

Ясность

DFD уточняют системы и процессы, необходимые для проведения работ. Будь то внедрение новой системы или доработка существующего процесса, DFD помогает всей команде быть на одной волне.

Создание DFD также помогает лучше понять бизнес-операции, что упрощает их оптимизацию и контроль.

Производительность

Доступность и ясность, созданные с помощью DFD, снижают вероятность ошибок. Команда лучше поймет системы и процессы, что повысит их эффективность и производительность.

На более широком уровне, DFD помогут улучшить операционные процессы. При картировании процессов вы получаете представление о том, что работает, а что нет.

Эти инсайты помогают повысить производительность команды и делиться лучшими практиками между отделами.

Символы диаграммы потоков данных

Прежде чем использовать DFD, ознакомьтесь с необходимыми символами для ее описания.

Символы диаграмм потоков данных — это стандартизированные обозначения, такие как прямоугольники, круги, стрелки и краткие текстовые метки. Эти символы представляют направление потока данных системы, входные и выходные данные, точки хранения и подпроцессы.

Существует четыре основных метода обозначения в DFD: Yourdon & De Marco, Gene & Sarson, SSADM и Unified.

Все они используют одинаковые метки и подобные формы для представления четырех основных элементов DFD: внешний объект, процесс, хранилище данных и поток данных. Я объясню эти элементы, независимо от выбранного метода обозначения.

1. Внешний объект

Внешние объекты, также известные как терминаторы, источники, приемники или акторы, — это внешние системы, которые отправляют или получают данные в диаграммируемой системе.

Они являются либо источниками, либо целями информации, поэтому их обычно размещают по краям диаграммы.

Символы внешних объектов схожи для всех моделей, кроме Unified, которая использует рисунок в виде палочки вместо прямоугольника, круга или квадрата.

2. Процесс

Процесс — это процедура, которая манипулирует данными и их потоком, принимая входящие данные, изменяя их и производя выходные данные. Процесс может выполнять вычисления и использовать логику для сортировки данных или изменения направления их потока.

Процессы обычно начинаются в верхнем левом углу DFD и заканчиваются в нижнем правом углу диаграммы.

3. Хранилище данных

Хранилища данных сохраняют информацию для дальнейшего использования, например, папку с документами, ожидающими обработки. Потоки данных проходят через процесс, затем через хранилище данных, а выходящие данные проходят из хранилища данных и затем через процесс.

4. Поток данных

Поток данных — это путь, по которому информация системы перемещается от внешних объектов через процессы и хранилища данных. С помощью стрелок и кратких меток DFD может показать направление потока данных.

Уровни диаграмм потоков данных

DFD могут варьироваться от простых обзоров до сложных, детализированных представлений системы или процесса с несколькими уровнями, начиная с уровня 0.

Самые распространенные и интуитивно понятные DFD — это DFD уровня 0, также называемые контекстными диаграммами. Они являются легко воспринимаемыми, высокоуровневыми обзорами потока информации через систему или процесс, так что их может понять практически каждый.

На другом конце, диаграммы уровня 3+ содержат много деталей и сложности.

Уровень 0: Контекстная диаграмма

Этот уровень DFD фокусируется на высокоуровневых процессах или функциях системы и источниках данных, которые текут от них или к ним. DFD уровня 0 разработаны для простых и понятных обзоров процесса или системы.

Уровень 1: Разложение процесса

Хотя DFD уровня 1 все еще являются общими обзорами системы или процесса, они содержат больше деталей — они разбивают один процесс системы на подпроцессы.

Уровень 2: Глубокое погружение

Следующий уровень DFD углубляется еще больше, разбивая каждый процесс уровня 1 на детализированные подпроцессы.

Уровень 3: Увеличение сложности

DFD уровня 3 и выше встречаются редко. Это связано с количеством необходимых деталей, которые противоречат первоначальной цели — простоте понимания.

Примеры диаграмм потоков данных

Профессионалы из различных отраслей, таких как разработка ПО, ИТ, электронная коммерция и управление продуктами, могут использовать DFD для лучшего понимания, оптимизации или внедрения новых систем или процессов.

Но как выглядит диаграмма потоков данных на практике и как она помогает вашему бизнесу? Приведу три примера, чтобы помочь вам понять влияние DFD.

1. Уровень 0 DFD

Этот DFD уровня 0 предоставляет контекстную карту торговой платформы ценных бумаг.

Данные текут в одном направлении от помощника службы поддержки и брокера к платформе. Также они текут в двух направлениях от клиентов к платформе и обратно.

Как видите, это чрезвычайно простой и понятный пример.

2. Уровень 1 DFD

Этот DFD уровня 1 разбивает процесс обслуживания клиентов на более детальные действия, включая создание счета, вывод средств и последующие сделки с ценными бумагами.

Как видите, он разбивает взаимодействие с клиентами на более конкретные действия, что помогает понять, как выглядит весь процесс.

3. Уровень 2 DFD

Этот DFD уровня 2 разбивает процесс «Создать заказ» на составляющие шаги, включая клиентов и брокеров, а также учетные записи третьих сторон, куда направляются данные транзакции после создания заказа. Это обеспечивает более детализированное представление конкретного процесса.

1. Освойте основы.

Прежде чем начинать создание диаграмм потоков данных, следуйте четырем лучшим практикам для создания валидной DFD.

1. Любой процесс должен иметь как минимум один вход и один выход.
2. Любое хранилище данных должно иметь как минимум один входящий поток данных и один исходящий.
3. Сохраненные данные системы должны проходить через процесс.
4. Все процессы в DFD должны быть связаны с другим процессом или хранилищем данных.

2. Выберите систему или процесс.

Начните с выбора конкретной системы или процесса для анализа. Любая система или процесс могут быть преобразованы в DFD, но чем больше процесс, тем сложнее будет диаграмма и труднее будет понять контекст.

По возможности, рекомендую начать с небольшого функционала или процесса, который вы хотите улучшить.

3. Категоризируйте связанные бизнес-активности.

Далее категоризируйте все действия, связанные с данным процессом, на внешние объекты, потоки данных, процессы и хранилища данных.

Возьмем, к примеру, систему заказа еды в ресторане. Клиенты являются внешними объектами, система заказа еды — процессом, а взаимодействие между клиентами и системой (в обоих направлениях) — это поток.

Также стоит отметить, что система заказа продуктов одновременно является хранилищем данных, что в модели SSADA означает изображение его в виде прямоугольника с закругленными углами и двумя горизонтальными линиями внутри для представления его двойной функции.

4. Создайте контекстную DFD.

Теперь пришло время начать рисовать. DFD можно создать вручную, используя бесплатные шаблоны, доступные в Интернете, или через браузерные расширения.

Я предпочитаю начинать с простой, контекстной DFD уровня 0. Начните с вашего процесса или системы, затем нарисуйте все основные соединения и потоки.

5. Проверьте свою работу.

Прежде чем переходить к более сложным DFD, убедитесь, что ваша работа точна и полная.

Если вы пропустите (или добавите) какой-либо процесс, объект или поток, ваши следующие DFD могут не иметь смысла, и вам придется начинать сначала. Поверьте, стоит дважды проверять свою работу на каждом этапе.

6. Создайте дочерние диаграммы.

Для каждого процесса или системы, описанной в вашей контекстной DFD уровня 0, создайте новую дочернюю диаграмму со своими собственными объектами и потоками. В конечном счете, вы можете использовать эти дочерние диаграммы для соединения процессов.

7. Разверните процессы до DFD уровня 1.

Используя ваши дочерние диаграммы, вы можете нарисовать более детализированные соединения между каждым процессом. Начните с общей картины, а затем систематически углубляйтесь в детали, чтобы избежать пропусков.

В случае нашего примера с рестораном, это может означать более детальное исследование системы заказа еды и ее связи с поставщиками, менеджерами, клиентами и персоналом кухни.

Источник: HubSpot