Памятка: Лучший способ поделиться новостями
Введение
Памятка – это идеальный способ донести важные обновления или значимые победы в компании. В отличие от электронного письма, памятка направляется всему отделу или даже всей компании, поэтому правильный формат так же важен, как и ее содержание.
Подготовка к написанию памятки
Перед тем как приступить к написанию памятки, стоит немного подготовиться морально. Это внутренний документ, который будут читать коллеги, начальник и, возможно, руководство высшего звена. Каждое слово имеет значение, поэтому важно подобрать правильные формулировки.
Основные советы по написанию памятки
-
Составьте заголовок
- Укажите, кому предназначена памятка, дату, от кого и тему. Заголовок должен быть коротким, но содержательным, чтобы читатели сразу понимали, о чем пойдет речь.
-
Напишите введение
- Введение должно быть кратким и емким. Опишите суть проблемы или новости и решение, которое вы предлагаете.
-
Дайте предысторию вопроса
- Многие читатели могут не владеть той же информацией, что и вы, поэтому важно предоставить необходимый контекст.
-
Обозначьте действия и временные рамки (по желанию)
- Если предполагаются какие-либо действия со стороны сотрудников, укажите конкретные сроки и задачи.
-
Обоснуйте свои доводы
- Если ваши предложения могут вызвать вопросы или недоумение, подкрепите их фактами и цифрами.
-
Смягчите неприятные моменты (по желанию)
- Если нововведения могут вызвать негативную реакцию, старайтесь смягчить их при помощи пояснений.
-
Заключительное заявление
- Подведите итог сообщения и укажите, к кому можно обратиться за дополнительной информацией.
-
Проверка текста
- Обязательно проверьте памятку на наличие ошибок и опечаток перед отправкой.
-
Создание дополнительных материалов
- В зависимости от потребности, можно добавить инфографику или другие визуальные элементы.
- Коммуникация важности
- Если изменения срочные, объясните, почему важно их внедрить именно сейчас.
Виды памяток
1. Запрос
- Памятка-запрос направлена на получение положительного отклика на просьбу.
2. Информационная
- Предназначена для передачи новой информации, такой как изменения в политике или новости компании.
3. Подтверждение
- Используется для документирования обсуждений и предоставления «бумажного следа» для участников.
4. Директива
- Дает указания о том, как выполнить определенные задачи или процессы.
Когда писать памятку
1. Новые политики или важные изменения 2. Важные обновления и новости компании 3. Объявления о новых сотрудниках или продвижениях 4. Подтверждение деталей обсуждений 5. Обучение и инструкции 6. Запросы и обоснования
Лучшие практики по форматированию памятки
1. Учитывайте аудиторию
- Понимание, кто будет читать памятку, поможет адаптировать тон и содержание.
2. Делайте документ читаемым
- Используйте заголовки, списки и графики для облегчения восприятия информации.
3. Следите за длиной
- Памятка должна быть короткой и понятной, избегайте больших объемов текста.
Пример формата деловой памятки
ЗАГОЛОВОК
Кому:
От кого:
Дата:
Тема:
Параграф 1:
Укажите причину написания памятки.
Параграф 2:
Предоставьте необходимый контекст или доказательства.
Параграф 3:
Опишите конкретные действия или запросы к сотрудникам.
Заключение
Памятка – это эффективный способ донести важную информацию до широкого круга сотрудников. Она должна быть ясной, структурированной и лаконичной, независимо от типа и объема сообщения.
Источник: HubSpot
