Спредшиты, когда-то восхваляемые как незаменимый инструмент для бизнес-планирования, играют все более важную роль, но сталкиваются с возросшей критикой за свои недостатки и возможные риски.
Хотя 55% организаций по всему миру все еще используют спредшиты, такие как Excel, для как минимум половины своего бизнес-планирования, недавний опрос компании Board International показал, что такая зависимость имеет серьезные недостатки. Среди них: недостаточное управление и качество данных, отсутствие современных инструментов и технологий, а также осложненная командная работа.
Эта статья рассмотрит три основных препятствия, связанные с использованием статических спредшитов, предложит советы по их преодолению с помощью веб-приложений Excel, а также способы конвертации спредшитов в веб-приложения.
Три главных препятствия для планирования с использованием статических спредшитов
Бизнесы могут столкнуться с несколькими проблемами при использовании статических спредшитов для своих планировочных нужд. Вот три основные из них:
1. Ошибки в спредшитах: Сложные вычисления, копирование и вставка, а также ручной ввод данных могут привести к ошибкам, которые снижают качество данных. Более того, без сильного управления трудно поддерживать целостность данных, что часто приводит к несогласованной и недостоверной информации. В глобальном опросе по планированию 44% участников назвали подверженность ошибкам человеком основной проблемой.
2. Недостаток современных инструментов и технологий: Статические спредшиты не имеют сложных функций, необходимых для гибкого бизнес-планирования. В них отсутствует возможность интеграции с современными аналитическими инструментами и реальное время. Технологический разрыв может усложнить оперативные и обдуманные действия компании. Согласно опросу, 100% фирм планируют внедрить или расширить технологические решения, такие как автоматизация рабочих процессов, интеграция данных и инструменты, основанные на ИИ, в ближайшие 12-18 месяцев.
3. Ограниченная кооперация: Спредшиты не предназначены для совместной работы и часто изолированы. Появляется путаница при наличии нескольких версий одного документа, и процессы принятия решений могут затягиваться при отсутствии элементов совместной работы в реальном времени. 28% участников упомянули недостаточную кооперацию как значительное препятствие на этапе планирования.
Преодоление препятствий с помощью веб-приложений Excel
Веб-приложения Excel предлагают революционный способ преодоления перечисленных выше проблем. Преобразуя традиционные спредшиты в безопасные и оптимизированные веб-приложения, компании могут улучшить качество данных, воспользоваться современными технологиями и способствовать сотрудничеству.
Преимущества использования веб-приложений Excel
1. Повышение качества данных и управления: Веб-приложения предлагают регулируемую среду, где целостность данных поддерживается программными процессами и требованиями по проверке. Это снижает вероятность ошибок и обеспечивает пользователей точной и актуальной информацией. Веб-приложения также могут внедрять принципы управления данными, предлагая аудиты и мониторинг ввода данных.
2. Интеграция современных инструментов и технологий: Многие аналитические и бизнес-аналитические технологии легко интегрируются с веб-приложениями Excel. Это позволяет обрабатывать данные в реальном времени и использовать продвинутую аналитику, предоставляя компаниям информацию для быстрого реагирования на изменения на рынке. Таким образом, компании могут использовать облачные вычисления, большие данные и аналитику на основе ИИ.
3. Способствование сотрудничеству: Веб-приложения поддерживают совместную работу в реальном времени, позволяя нескольким пользователям работать с одними и теми же данными одновременно. Это повышает производительность команды и устраняет путаницу из-за разных версий одного документа. Совместный процесс дополнительно упрощается за счет таких функций, как доступ на основе ролей и разрешения пользователей.
Как конвертировать спредшиты в веб-приложения на практике
Переход от статических спредшитов к динамическим веб-приложениям может значительно улучшить корпоративное планирование. Следующие пять шагов помогут вам в этом процессе:
1. Оценка использования спредшитов: Начните с оценки текущего использования спредшитов в вашей компании. Определите процедуры и рабочие процессы, которые в основном зависят от спредшитов, а также их недостатки и ограничения. Приоритетно начните с тех спредшитов, которые наиболее критичны для организации.
2. Выбор подходящей платформы: Выберите платформу веб-приложений, исходя из потребностей вашей компании. Некоторые платформы специализируются на преобразовании существующих Excel-спредшитов в безопасные онлайн-приложения, обеспечивая плавный переход без необходимости создания моделей с нуля. Другие платформы могут предлагать уникальные функции, такие как продвинутая интеграция данных, совместная работа в реальном времени или настраиваемые пользовательские интерфейсы, предлагая разнообразные решения для различных бизнес-потребностей.
3. Планирование перехода: Создайте детальный план переноса данных спредшитов в веб-приложения. Для обеспечения гладкого процесса внедрения этот план должен включать графики, распределение ресурсов и обучательные инициативы.
4. Обучение команды: Проведите подробное обучение вашей команды по использованию новых инструментов веб-приложений. Убедитесь, что все пользователи чувствуют себя комфортно с новыми процессами и подчеркните преимущества новой системы.
5. Мониторинг: После завершения перехода следите за функционированием веб-приложений и собирайте обратную связь от пользователей. Вносите необходимые изменения и улучшения на основе этой обратной связи для повышения эффективности и удовлетворенности пользователей.
Вывод
Компании, стремящиеся улучшить свои планировочные процессы, могут сделать значительный шаг вперед, перейдя от статических спредшитов к динамическим веб-приложениям Excel. Решая вопросы качества данных, технологических ограничений и кооперации, бизнес сможет продолжать использовать преимущества спредшитов Excel, значительно увеличивая их эффективность и практичность.
Источник: TechRadar
